Факсимиле

В соответствии с частью третьей статьи 207 Гражданского кодекса Украины ( 435-15 ) использование при совершении  сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Применение факсимиле допускается:

1.Первичные документы. Согласно Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 №88, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое осуществило хозяйственную операцию. 
Так, п. 2.1 вышеуказанного Положения предусматривает что "первичные документы" - это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение. 
Хозяйственные операции- это факты предпринимательской и другой деятельности, что влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов. 

2. Чеки. Согласно п. 2.2 Положения о порядке осуществления с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.00 № 520, чек заполняется как от руки, так и с помощью технических средств. Использование факсимиле позволяется при подписании чеков, которые предназнчены для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны чекодателя. 

3. Аккредитив. Пунктом "в" ст. 20 Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов (редакция 1993г., публикация Международной Торговой Палаты № 500), предусматривает, что "если только в аккредитиве не предусмотрено иное, банки будут принимать также как оригиналы документы, которые изготовлены с помощью: 
     -репрографичных, автоматизированных или компьютерных систем;
    -копировальной бумаги, если на них есть отметка, что они являются оригиналами и при необходимости имеющаяся подпись. 


Не допускается применение факсимиле: 

Действующим законодтельством предусмотрено, в каких случаях применение факсимиле, факсимильной подписи не допускается, а именно:

1.Рассчетный чек. В соответствии с разделом 3 п. 7 Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением НБУ от 14.08.03 № 337, денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки, не учитывая день выписки. Дата на чеке отмечается так, дата и год цифрами, месяц словом. Денежный чек должен содержать отпечаток печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно с карточкой образцов подписей. Согласно п. 2.8 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановление НБУ от 21.01.04 №22, во время подписания расчетного документа не позволяется использование факсимиле, а также исправления и заполнение расчетного документа в несколько приемов. 
Пунктом 7.20 Постановления №22 предусмотрено что банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек или реестр чеков заполнено с нарушением требований этой главы или есть исправление, вместо подписи стоит факсимиле. 

2.Платежные поручения. В соответствии с п. 1.6 Положения об оформлении и предоставлении клиентам платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлов, заявлений о купле или продаже иностранной валюты, или банковских металлов к уполномоченным банкам и другим финансовым учреждениям и порядок их исполнения, утвержденного постановлением НБУ от 05.03.03 №82, платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявления о купле или продаже иностранной валюты или банковских металлов выписываются не менее чем в двух экземплярах с использованием технических средств или заполняются от руки ручкой с черными или синими чернилами и обязательно должны быть засвидетельствованы подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (если имеется) на первом экземпляре. Во время подписания не позволяется использовать факсимиле, а также делать какие-либо исправления. В соответствии с п. 2.2 Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период, утвержденного НБУ от 23.12.03 №577, в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (если имеется). Не позволяется использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-нибудь исправления.

3.Приказом ГНС Украины №1047 от 22.11.2012 была предоставлена обощающая налоговая консультация по вопросам применения факсимиле. Данной консультацией было установлено что предписаниями ст.48 Налогового Кодекса Украины не предусмотрено право налогоплательщика применять факсимиле при подписании налоговых деклараций и/или расчетов, а следовательно налоговая отчетность, составленная с нарушением норм ст. 48 не считается налоговой декларацией, кроме случаев, установленных ст. 46.4 данного кодекса. Также было сказано что налогоплательщики при оформлении налоговой накладной не имеют права использовать факсимильное воспроизведение подписи согласно Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного Приказом Министерства финансов Украины №1379 от 01.11.2011, где сказано, что налоговая накладная считается не действительной в случае ее заполнения не уполномоченным на то лицом. Кроме того, данная консультация определила, что должностные лица ГНС не вправе использовать факсимиле в налоговом уведомлении-решении, налоговом требовании, приказе и направлении на проведение проверки.

Таким образом, за исключеним вышеизложенных случаев, факсимильная подпись должностных лиц может применяться на  любых документах в случае, когда между сторонами имеется письменное соглашение о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах. Однако по нашему мнению, это должно быть оформлено либо приказом руководителя либо инструкцией, утвержденной руководством.