Факсиміле

Відповідно до частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України (435-15) використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства , або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Застосування факсиміле допускається:

1.Первинні документи. Згідно Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 №88, документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Так, п. 2.1 вищевказаного Положення передбачає що "первинні документи" - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Господарські операції-це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів.

2. Чеки. Згідно п. 2.2 Положення про порядок здійснення з чеками в іноземній валюті на території України, затвердженого постановою НБУ від 29.12.00 № 520, чек заповнюється як від руки, так і за допомогою технічних засобів. Використання факсиміле дозволяється при підписанні чеків, які призначені для виплати пенсій (перекази пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, які передбачені законодавством країни чекодавця.

3. Акредитив. Пунктом "в" ст. 20 Уніфікованих правил і звичаїв для документарних акредитивів (редакція 1993 р., Публікація Міжнародної Торгової Палати № 500), передбачає, що "якщо тільки в акредитиві не передбачено інше, банки прийматимуть також як оригінали документи, які виготовлені за допомогою:
     -репрографічних, автоматизованих або комп'ютерних систем;
    -копіровального паперу, якщо на них є позначка, що вони є оригіналами і при необхідності наявний підпис.

Не допускається застосування факсиміле:

Чинним законодтельством передбачено, в яких випадках застосування факсиміле, факсимільного підпису не допускається, а саме:

1.Розрахунковий чек. Відповідно до розділу 3 п. 7 Інструкції про касові операції в банках України, затвердженої постановою НБУ від 14.08.03 № 337, грошові чеки дійсні протягом 10 календарних днів з дня їх виписки, не враховуючи день виписки. Дата на чеку зазначається так, дата і рік цифрами, місяць словом. Грошовий чек повинен містити відбиток печатки та підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) клієнта згідно з карткою зразків підписів. Згідно п. 2.8 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постанову НБУ від 21.01.04 №22, під час підписання розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле, а також виправлення та заповнення розрахункового документа в кілька прийомів.
Пунктом 7.20 Постанови №22 передбачено що банк-емітент може відмовитися від оплати чека, якщо чек або реєстр чеків заповнено з порушенням вимог цієї глави або є виправлення, замість підпису стоїть факсиміле.

2.Платіжне доручення. Відповідно до п. 1.6 Положення про оформлення та подання клієнтам платіжних доручень в іноземній валюті або банківських металів, заяв про купівлю або продаж іноземної валюти, або банківських металів до уповноважених банків і інших фінансових установ та порядок їх виконання, затвердженого постановою НБУ від 05.03. 03 №82, платіжні доручення в іноземній валюті або банківських металах, заяви про купівлю або продаж іноземної валюти або банківських металів виписуються не менше ніж у двох примірниках з використанням технічних засобів або заповнюються від руки ручкою з чорним або синім чорнилом і обов'язково повинні бути засвідчені підписами відповідальних осіб та відбитком печатки клієнта (якщо є) на першому примірнику. Під час підписання не дозволяється використовувати факсиміле, а також робити будь-які виправлення. Відповідно до п. 2.2 Положення про порядок здійснення безготівкових розрахунків у національній грошовій одиниці України в особливий період, затвердженого НБУ від 23.12.03 №577, у разі розрахунків платіжними дорученнями платник виписує платіжне доручення не менше ніж в трьох примірниках з використанням технічних засобів або заповнює кульковою ручкою. Перший примірник платіжного доручення засвідчується підписами відповідальних осіб та відбитком печатки клієнта (якщо є). Не дозволяється використовувати факсиміле замість підписів, а також робити на документах якісь виправлення.

3.Наказ ДПС України №1047 від 22.11.2012 була надана узагальнена податкова консультація з питань застосування факсиміле. Даною консультацією було встановлено що приписами ст.48 Податкового Кодексу України не передбачено право платника податків застосовувати факсиміле при підписанні податкових декларацій та / або розрахунків, а отже податкова звітність, складена з порушенням норм ст. 48 не рахується податковою декларацією, крім випадків, встановлених ст. 46.4 даного кодексу. Також було сказано що платники податків при оформленні податкової накладної не мають права використовувати факсимільне відтворення підпису відповідно до Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України №1379 від 01.11.2011, де сказано, що податкова накладна вважається недійсною у разі її заповнення не уповноваженою на то особою. Крім того, дана консультація визначила, що посадові особи ДПС не має права використовувати факсиміле в податковому повідомленні-рішенні, податковій вимозі, наказі та направленні на проведення перевірки.

Таким чином, за исключеним вищевикладених випадків, факсимільний підпис посадових осіб може застосовуватися на будь-яких документах у разі, коли між сторонами є письмова угода про згоду на використання факсимільного підпису цих осіб під час здійснення спільної господарської діяльності. Також в договорі повинні міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів. Крім того, факсимільний підпис посадових осіб за бажанням може застосовуватися у господарській діяльності всередині самого підприємства на будь-яких документах. Однак на нашу думку, це має бути оформлено або наказом керівника або інструкцією, затвердженою керівництвом.